Предлагаем два способа экономии с помощью инвентаризации. Первый — экономия благодаря системе контроля за сохранностью имущества компании и инвентаризации как инструменту этой системы. Второй — экономия на самом процессе инвентаризации.

Экономия для представителей бизнеса является существенной частью максимизации прибыли. В большинстве процессов любой компании есть возможности для экономии. В том числе это позволяют сделать учетные процессы, а именно инвентаризация. О том, как уменьшить расходы при помощи инвентаризации, пойдет речь в статье.

Рассмотрим два пути экономии благодаря инвентаризации. Первый заключается в организации высокого уровня контроля за сохранностью имущества фирмы. Инвентаризация в данном случае является одним из эффективнейших инструментов. Второй путь — это экономия на самом процессе инвентаризации.

Экономия за счет повышения контроля имущества

Результаты инвентаризации позволяют выявить излишки и недостачи, местонахождение и состояние имущества, а также дать необходимую информацию руководству организации для принятия управленческих и кадровых решений. Именно знание результатов качественно проведенной инвентаризации позволяет менеджменту компании «сэкономить на последствиях текущего рабочего процесса»: минимизировать потери от того, что уже случилось, и пресечь некоторые возможные неприятные ситуации.

Хищения имущества — часто встречающийся случай потерь. Инвентаризация является хорошим средством их профилактики, особенно когда она регулярна и грамотно организована. Правильно проведенная и оформленная инвентаризация поможет компании сократить потери как от внутренних, так и от внешних хищений. Можно будет выявить имущество, по которому недостачи встречаются наиболее часто, и повысить уровень контроля за ним.

В случаях, когда кража внутренняя, обычно усиливают внимание охраны за сотрудниками. Так, например, после выявления больших недостач на одном из крупных складов запчастей изменилась процедура контроля выхода работников с его территории: он начал осуществляться через рамки металлодетекторов. Еще одним решением было внедрение спецодежды без карманов, что существенно усложнило задачу для несунов.

Другим показательным примером является случай в торговой организации, где были выявлены недостачи конфет в кондитерских отделах. Покупатели самостоятельно фасовали лакомство для взвешивания, параллельно проводя активную дегустацию, или засовывали часть конфет в карманы, вместо того чтобы положить их в пакет для покупки. Проблема была решена путем размещения в залах информационной таблички «Дегустация запрещена», а также установки постоянного поста охраны.

Обнаруженные излишки также помогут сэкономить. Их оприходование позволяет пресечь будущие хищения. Ведь украсть то, что не числится, значительно проще. Кроме того, у руководства появится повод задуматься о том, откуда эти излишки появились.

Пересортица — другая нередко случающаяся неприятность не только в торговых, но и в производственных компаниях. Она может стать причиной существенных потерь как в виде недополученной прибыли, так и в виде убытков. Примером тому служит ситуация, которая сложилась несколько лет назад в одной оптовой фирме по продаже автозапчастей. Из-за пересортицы по ряду ходовых позиций сотрудники отдела закупок перед началом сезона не заказали у поставщиков востребованные на рынке запчасти (согласно учету они числились на складе) и, наоборот, приобрели большую партию лишних запчастей, по которым уже и так был переизбыток. Все это существенно ударило по прибыли компании в разгар торгового сезона. Проведенная инвентаризация помогла выявить пересортицу и скорректировать последующие заказы поставщикам.

Еще одним примером является ситуация на фабрике корпусной мебели. В результате пересортицы на складе комплектующих не оказалось необходимого количества нужных деталей для сборки готовых комплектов, что привело к простою производственных мощностей и сотрудников, а также к срыву сроков поставки по контрактам и необходимости выплаты неустойки. Впоследствии на фабрике была внедрена система регулярных инвентаризаций, которые исключили повторение подобной ситуации.

Что касается торговых сетей, то, согласно статистике, высокие показатели пересортицы могут повлиять на показатели прибыли от нескольких долей до нескольких процентов. Именно поэтому проведение регулярных инвентаризаций является нормальной практикой для организаций торговли.

Утрата товарного вида или требуемых кондиций имущества — еще одна проблема бизнеса, особенно когда речь идет о товарах или имуществе с ограниченными сроками службы, хранения или годности. Не секрет, что крупные торговые организации, особенно занимающиеся реализацией продуктов питания и других скоропортящихся товаров, закладывают в собственный бюджет статью «Возможные потери от реализации или утилизации просроченных товаров». Проводя регулярную инвентаризацию в целях экономии на такого рода потерях, компании могут успеть реализовать товары в установленные сроки или вернуть взятый на реализацию товар обратно поставщику.

Нередки случаи, когда в процессе инвентаризации выявлялось имущество с дефектами, неустранение которых вовремя привело бы к его негодности. Своевременное обнаружение таких недостатков позволяет провести ремонт и сэкономить на будущих тратах на замену имущества. Для торговых организаций также является нормальной практикой переупаковка товаров с некондиционной упаковкой. Это позволяет продать товар дороже, чем «некондицию».

Таким образом, инвентаризация как один из инструментов системы контроля за сохранностью имущества может помочь минимизировать потери компании, а значит — сэкономить.

Экономия на процессе инвентаризации

Существует два варианта проведения инвентаризации: собственными силами компании или с привлечением специализированной организации в качестве внешнего подрядчика, другими словами, передача инвентаризации на аутсорсинг.

При проведении инвентаризации собственными силами сэкономить можно двумя способами: организуя все инвентаризационные мероприятия максимально оптимальным способом и привлекая сравнительно «недорогих» сотрудников или максимально стандартизируя маркировку имущества и автоматизируя сам процесс инвентаризации.

Если в компании еще не налажен инвентаризационный процесс, то для построения оптимальной системы мероприятий и контроля за участниками инвентаризации понадобится квалифицированный и грамотный сотрудник — организатор, который сможет правильно подготовить нормативную документацию для процесса, а также построит эффективную систему контроля, обеспечивающую достоверность данных. Такие организаторы сегодня не бывают «дешевыми» на рынке труда, поэтому сэкономить при их найме вряд ли получится.

Можно попробовать привлечь для участия в инвентаризации «бюджетных» сотрудников, но тут возникает другая опасность — их низкая мотивация (соответственно, и низкое качество работы), а также необходимость более высокого уровня контроля.

На практике довольно распространено привлечение административных работников компании, так как они, по мнению руководства, являются «независимыми», раз не заинтересованы в результатах инвентаризации. Однако офисные сотрудники чаще всего высокооплачиваемы, что существенно сокращает возможности для экономии средств на инвентаризации. Кроме того, инвентаризация для таких сотрудников является специфическим видом деятельности, и ждать от них высокого качества результатов зачастую не приходится. Также необходимо учитывать, что административные работники либо отрываются от своих непосредственных обязанностей, что вряд ли положительно сказывается на сроках и качестве их выполнения, либо занимаются инвентаризацией в свободное от работы время или сверхурочно и им необходимо выплачивать дополнительную компенсацию за переработки.

Таким образом, данный вариант экономии имеет очень существенные ограничения и возможен лишь в тех случаях, когда для инвентаризации требуются только собственные сотрудники в силу глубокой специфики имущества (например, высокотехнологичное сложное оборудование) или у компании есть источник привлечения дешевых трудовых ресурсов достаточной квалификации.

Более высокий потенциал экономии есть у варианта автоматизации инвентаризационного процесса. Данный вариант подразумевает создание в компании программно-аппаратного комплекса с высокой степенью автоматизации инвентаризационных операций. Как правило, в состав такого комплекса входят:
— автоматизированная система учета (для складов это WMS (Warehouse Management System), или система управления складом, для имущества офисов также существуют различные программные решения);
— специализированные средства маркировки мест хранения и предметов инвентаризируемого имущества (различные типы маркировочного материала с уже нанесенными цифровыми, графическими или радиочастотными (RFID) идентификаторами, а также оборудование для нанесения или программирования таких идентификаторов на пустые заготовки);
— средства сбора данных используемых идентификаторов (терминалы сбора данных — ТСД).

Автоматизированные комплексы в большинстве случаев позволяют существенно ускорить процесс инвентаризации и сократить число задействованных сотрудников. Однако для внедрения такого комплекса требуются существенные первоначальные затраты, а также квалифицированный персонал. Поэтому потенциал экономии будет реализован только через несколько лет после внедрения.

Еще одним вариантом экономии на процессе инвентаризации является привлечение профессиональной инвентаризационной компании — аутсорсинг-партнера. На сегодняшний день данный вариант стремительно набирает популярность как среди иностранных, так и среди российских компаний. Этому есть простое и рациональное объяснение: практика показывает, что привлечение аутсорсера в ряде случаев на 15 процентов дешевле, чем инвентаризация собственными силами. Добиться такого результата аутсорсинг-провайдеру помогает уже существующий высококвалифицированный персонал и технические решения, которые позволяют максимально эффективно использовать собственных сотрудников в единицу времени. При этом компания-клиент может рассчитывать на полную конфиденциальность использования ее данных, а также на получение результатов инвентаризации в требуемом формате.

В. Островский,
руководитель проектов компании Intercomp
«Актуальная бухгалтерия», , N 12, декабрь 2014 г.