Расчет отпускных — всегда актуальная тема для бухгалтера любой организации. В данной статье напомним, какими нормативными документами необходимо руководствоваться при расчете отпускных, а также рассмотрим нюансы, связанные с этим расчетом.

Положения трудового законодательства

Согласно ст. 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. Для всех случаев определения размера средней заработной платы (среднего заработка), предусмотренных Трудовым кодексом, устанавливается единый порядок ее исчисления (ст. 139 ТК РФ).

Для расчета средней заработной платы учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

При любом режиме работы расчет средней заработной платы работника производится исходя из фактически начисленной ему заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев путем деления суммы начисленной заработной платы на 12 и на 29,4 (среднемесячное число календарных дней).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, в случаях, предусмотренных данным кодексом, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска определяется путем деления суммы начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Особенности порядка исчисления средней заработной платы определяются Правительством РФ с учетом мнения Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений. В настоящее время действует Положение об особенностях исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922 (далее — Положение N 922).

Расчет отпускных

Основанием для начисления отпускных работнику являются:
— приказ (распоряжение) руководителя учреждения о предоставлении отпуска работнику (ф. 0301005);
— записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях (ф. 0504425, утверждена Приказом N 173н*(1));
— другие учетные документы по учету труда и его оплаты, применяемые в учреждении.

Выплаты, включаемые в расчет отпускных. Как уже было сказано выше, за время ежегодного отпуска работнику выплачивается средний заработок. Согласно п. 2 Положения N 922 для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат. Подробный перечень выплат представлен в указанном пункте.

Обращаем ваше внимание, что в расчет отпускных не включается следующее начисления:

1) выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др.) (п. 3 Положения N 922);
2) суммы выплат за периоды, указанные в п. 5 Положения N 922:
— когда за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ;
— когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
— когда работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
— когда работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
— когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
— когда работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

В пункте 9 Положения N 922 сказано, что для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска при определении среднего заработка используется средний дневной заработок. Порядок определения среднего дневного заработка установлен п. 10 указанного положения.

Средний дневной заработок. Согласно п. 10 Положения N 922 средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4).

Пример 1
Работник направлен в отпуск с 13.05.2013 сроком на 14 календарных дней. Расчетный период с 01.05.2012 по 30.04.2013 отработан полностью. Заработная плата за расчетный период составила 180 000 руб. Рассчитаем отпускные.

Средний дневной заработок составит 510,21 руб. (180 000 руб. / 12 / 29,4). Сумма отпускных будет равна 7142,94 руб. (510,21 руб. х 14 дн.).

В случае если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью или из него исключалось время в соответствии с п. 5 Положения N 922, средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,4), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах. При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,4) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.

Пример 2
Работнику предоставлен отпуск с 13.05.2013 сроком на 14 календарных дней. Заработная плата работника составляет 15 000 руб. Расчетный период с 01.05.2012 по 30.04.2013 отработан не полностью, в апреле сотрудник был на больничном 8 дней, и заработная плата без учета пособия по временной нетрудоспособности за апрель составила 9 500 руб. Рассчитаем отпускные.

Начисленная заработная плата за расчетный период равна 174 500 руб. (15 000 руб. х 11 мес. + 9 500 руб.). Количество календарных дней в неполном месяце — 21,56 (29,4 / 30 дн. х (30 — 8) дн.), где 30 — это количество календарных дней в апреле.

Средний дневной заработок составит 505,86 руб. (174 500 руб. / (11 мес. х 29,4 + 21,56)).
Сумма отпускных будет равна 7 082,04 руб. (505,86 руб. х 14 кал. дн.).

Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в рабочих днях, а также для выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы на количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели (п. 11 Положение N 922).

Обратите внимание! При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной рабочей недели, неполного рабочего дня) средний дневной заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется в соответствии с п. 10 и 11 Положения N 922 (п. 12 Положения N 922).

Средний заработок при расчете отпускных с учетом премий

Правила включения премии в расчет среднего заработка прописаны в п. 15 Положения N 922. Итак, согласно указанному пункту премии учитываются в следующем порядке:
1. Ежемесячные премии и вознаграждения учитываются в среднем заработке в размере фактически начисленных сумм в расчетном периоде, но не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода.

Особенности расчета отпускных в связи с повышением зарплаты

Порядок расчета среднего заработка при повышении в организации (филиале, структурном подразделении) тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения установлен п. 16 Положения N 922. Расчет зависит от того, в какой период произошло повышение заработной платы.

1. Если повышение произошло в расчетный период, то выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период, повышаются на коэффициенты, которые рассчитываются путем деления тарифной ставки, оклада (должностного оклада), денежного вознаграждения, установленных в месяце последнего повышения тарифных ставок, окладов (должностных окладов), денежного вознаграждения, на тарифные ставки, оклады (должностные оклады), денежное вознаграждение, установленные в каждом из месяцев расчетного периода.

* * *

В заключение отметим некоторые нюансы расчета отпускных в случаях, когда у работника нет фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней:
— за расчетный период или за период, превышающий расчетный период, либо если этот период состоял из времени, не включаемого в расчетный период, средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Положения N 922);
— за расчетный период и до начала расчетного периода средний заработок определяется исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Положения N 922);
— за расчетный период до начала расчетного периода и до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, средний заработок определяется исходя из установленной ему тарифной ставки, оклада (должностного оклада) (п. 8 Положения N 922).

Е. Соболева,
эксперт журнала
«Автономные учреждения:
бухгалтерский учет и налогообложение»

«Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение», N 6, июнь 2013 г.